Sistem Pengelolaan Arsip Sejarah PGI

Arsip Sejarah PGI secara resmi diolah bersama oleh ANRI dan PDSGI dengan memisahkan sebagian arsip di ANRI dan sebagiannya lagi di PDSGI. Pemilahan arsip yang utama dilakukan oleh Tim Pengolahan ANRI pada tahun 2001. Sisa dari arsip yang sudah dipilah itulah yang disimpan di PDSGI.

Arsip Sejarah PGI yang sudah dibawa ke PGI kemudian dianalisa untuk disusun menurut sistem kearsipan yang berlaku di ANRI. Sistem kearsipan ini menghasilkan daftar pertelaan yang menjadi acuan dalam mengelola arsip sejarah PGI. Daftar pertelaan ini juga menjadi acuan PDSGI dalam mengelola arsip sejarah PGI.

contoh daftar pertelaan Arsip Statis PGI

Dalam perkembangannya PDSGI juga melakukan evaluasi terhadap sistem pengelolaan yang sudah berlangsung selama ini. Salah satunya dengan berkonsultasi bersama tim pengolahan ANRI. Bagaimanapun, PDSGI tidak bisa secara terpisah melakukan pengelolaan arsip sejarah ini tanpa kerja sama dengan ANRI. ANRI memberikan informasi terkait Peraturan Kepala ANRI untuk sistem pengelolaan arsip statis dan juga bagaimana secara teknis mengelola arsip tekstual menurut standar yang berlaku di ANRI.

Proses evaluasi dilakukan dengan melihat kembali bagaimana tim pengelola arsip di PDSGI mengelola dan merawat arsip sejarah PGI. Selama ini PDSGI hanya mampu merekrut tenaga pengelola kontrak yang secara berkala terus mengalami pergantian. Pada tahun 2018 hingga 2020, tenaga pengelola arsip sejarah PGI berjumlah 2 orang.

Pada tahun 2019, evaluasi bersama dilakukan bersama tim pengelolaan, yaitu Sdri. Oktavine dan Sdr. Okuard. Pada tahun ini, tim pengelolaan arsip sejarah PGI adalah Sdri. Oktavine dan Sdr. William.

Sistem pengelolaan arsip sejarah PGI hingga saat ini masih menggunakan sistem input sederhana yang dibuat oleh staf PDSGI terdahulu, yaitu dengan menggunakan Ms. Acces. Hasil input data akan tampil dalam bentuk datasheet dan bisa diekspor ke dalam bentuk Ms. Excel sebagai database per item (rekod) dari arsip PGI. Namun rencana ke depan, PDSGI akan mengubah sistem pengelolaan ini mengikuti sistem yang dikerjaan oleh ANRI.

Pada Maret 2020, PDSGI menerima hasil buku Inventaris Arsip PGI yang dikelola oleh ANRI. Buku ini selanjutnya akan menjadi penduan dalam PDSGI mengelola arsip sejarah PGI.