ARSIP PGI
Bermula dari MPL-PGI 2008, yang menindaklanjuti Keputusan-keputusan sebelumnya, maka langkah kongret atas salah-satu asset terpenting DGI/PGI yaitu INFORMASI (dhi. Arsip-arsip DGI/PGI) segera dilaksanakan. Kesadaran untuk secepatnya menyerahkan pengelolaan arsip-arsip PGI dinyatakan dengan jelas.
Pelaksanaannya melibatkan berbagai mitra: pihak negara (dhi. Arsip Nasional Republik Indonesia – ANRI), ahli Sejarah
Gereja Indonesia (dhi. Pusat Dokumentasi SGI di STT Jakarta – PDSGI), dan beberapa anggota EUKUMINDO (dhi. Depok Fonds-Belanda dan Mission21-Swiss) sebagai salah satu pendukung bagi berbagai program PGI.
PERKEMBANGAN SITUASINYA
(https://drive.google.com/drive/folders/1QJ8kQLV6Gc4bxpznLbSNU4MAG5MatFfY)
a) Arsip Sejarah
b) Foto PGI-ANRI — dan MoU (dengan ANRI, 2008 dan STT Jakarta)
c) Foto Pengelolaan Arsip (2013-2020)
pengelolaan sebelum pandemi (BC – before covid) berbeda dengan sesudahnya;
pasca pandemi – pola pengerjaan pengelolaan berubah, karena PDSGI mulai melangkah pada proses digitisasi dan penyeleksian yang lebih ketat…
(u.p. Bendahara Umum yang dapat melihat perubahan komponen pembiayaan PGI untuk arsip-arsip PGI di PDSGI-STFTJ dari tahun ke tahun; misalnya sejak pasca-covid tidak ada lagi biaya untuk pengolahan; yang tetap ada biaya pemeliharaan tahunan dalam ruang yang terkontrol; serta mulai munculnya komponen baru yaitu publikasi digital arsip PGI).
Sifat dan isi MoU antara MPH PGI dengan ANRI (2008) berbeda dengan STT Jakarta (2014, 2016, dan 2023).
Dengan ANRI adalah penyerahan sepenuhnya (arsip DGI-PGI 1950-1990an). Sebagai lembaga negara, ANRI membiayai sepenuhnya segala urusan kearsipan yang berada dalam pengelolaannya.
Hal tersebut berbeda dengan STT Jakarta yang merupakan kerjasama-berkelanjutan. Meski kelihatannya hanya dua pihak yang bekerjasama, namun sebetulnya sejak awal adalah tiga pihak. PDSGI-STFTJ memberikan ekspertise / keahlian di bidang kesejarahan dan kearsipan Kekristenan di Indonesia. PGI sebagai pemilik dan pencipta arsip, mempercayakan arsip-arsipnya untuk disimpan, diolah, dan dimanfaatkan bersama oleh semua pemangku kepentingan, dan MPH PGI memikul tanggungjawab finansial dan organisasional. Ada juga EUKUMINDO yang sejak awal sudah memberikan pendanaan untuk membangun gedung dan mendukung beberapa program PDSGI bagi gereja dan sekolah-sekolah teologi dalam bidang penelitian sejarah Kekristenan Indonesia.
Arsip yang diserahkan ke ANRI dan ke PDSGI-STT Jakarta relatif hampir sama volumenya, yaitu masing-masing sekitar 110 meter panjangnya. Namun kondisi arsip yang diterima di PDSGI sangat buruk, kotor, ada pula yang sudah rusak. Kondisinya berbeda dengan yang diserahkan ke ANRI (lima tahun sebelumnya).
Berbeda pula dalam aspek terpenting penyerahan arsip. ANRI (2008) sebelum melakukan pemindahan telah melakukan seleksi sesuai dengan protokol kearsipan lembaga aras nasional, dan menyusun Daftar Pertelaan Arsip Serah (2008 – 29 halaman). Pada tahun 2013 truk mengangkut puluhan karung dan kardus dari Cilandak (ex-Balitbang DGI/PGI) ke Proklamasi 27 dengan kondisi arsip yang berantakan (lihat foto pengolahan yang dilakukan beberapa alumni yang menjadi tenaga honor untuk merapikan dan mengidentifikasi berdasarkan Daftar Pertelaan 2008). Proses ini berlangsung sangat lambat, namun setelah beberapa tahun kelompok tenaga kerja amatir ini berhasil menyusun daftar sementara (Situasi yang sama, atau bahkan lebih buruk, bisa dijumpai juga dengan kondisi dan nasib sumber-sumber sejarah (dhi. arsip dan dokumen) gereja-gereja dan lembaga-lembaga Kristen di seluruh Indonesia (pengelolaan di gereja Katolik jauh berbeda dengan kaum Protestan). Inilah salah satu hal yang mendorong pak Jacky dan saya memperjuangkan the Legacy Project.)
Sekali pun kondisi fisik arsip PGI di ANRI relatif baik namun ada kekurangan yang vital. Sejak 2008 hingga 2018 rupanya seluruh arsip tersebut hanya tersimpan dan belum sama sekali memiliki katalog (ANRI menyebutnya Daftar Inventaris). Prof. J. Aritonang, dalam satu kesempatan program kerjasama PDSGI dengan ANRI untuk melatih beberapa dosen STT/FT serta utusan gereja, mendesak agar ANRI segera menyusun Daftar Inventaris.
Pertemuan resmi dengan tim yang mempersiapkan buku tersebut berlangsung pada Maret 2019. Dan pada akhir tahun 2019/awal tahun 2020 buku inventaris siap.
ANRI menyerahkan paket berisi buku inventaris dan softcopy (dalam DVD) kepada PDSGI, sambil menitipkan paket yang sama untuk diserahkan kepada MPH PGI.
Pada kesempatan kunjungan saya bersama mahasiswa mata-kuliah OIKOUMENIKA yang melaksanakan study-tour ke kantor PGI, saya menyerahkan paket tersebut kepada Sekum PGI (2020) beberapa minggu sebelum Jakarta lock-down. Pada sejak saat itu saya dan pak Sekum sepakat untuk memodernisasi arsip PGI dengan memanfaatkan perkembangan di dunia kearsipan (pengetahuan, keahlian/ekspertise dan teknologi) terbaru.
MENGAPA PROTESTANTISME DI INDONESIA MEMBUTUHKAN THE LEGACY PROJECT
- Terlambat ya… tapi belum terlewat kesempatannya – berlaku bagi PGI, sinode-sinode (hingga jemaat-jemaat lokal, terutama yang tertua dan jemaat awal/perintisan), dan juga lembaga-lembaga Kristen (yang banyak menghadapi problem asset dan masalah hukum karena lemahnya pengetahuan sejarah dan kesulitan mengakses dokumen-dokumen penting yang dibutuhkan). Sudah banyak asset yang hilang, dokumen yang musnah karena kondisi alam tropis, kelalaian manusiawi, atau pun kesengajaan pada saat kerusuhan atau pengambilan paksa asset.
- PGI, gereja-gereja, dan lembaga-lembaga mitra PGI perlu untuk mengumpulkan secepat-cepatnya, sebanyak-banyaknya, dan selengkap-lengkapnya.Semua yang sudah hilang, musnah, dirampas adalah kesempatan yang terlewat. Melek-informasi dan kesigapan menggunakan kesempatan untuk menyelamatkan, melestarikan dan optimalisasi informasi perlu dibangun dengan penataan dan pendataan sumber-sumber sejarah kita.
- Mempersiapkan diri memasuki transformasi digital. Dokumen dan arsip adalah modal utama yang sering diabaikan, dan dianggap bisa mengurus dirinya sendiri, baik yang fisik dan analog, apalagi yang sudah digital (sejak era 2000an awal).
- Dokumentasi fisik dan analog penting sebagai basis data dan informasi, dokumentasi digital bersumber dan berasal darinya. Selanjutnya penjelasan mengenai the Legacy Project dapat dilihat dalam Proposal the Legacy Project dan Introduksi the Legacy Project (https://drive.google.com/drive/folders/1V1UKB8K_Uaw8XHhdLYcRw2cAI32I_ufP?usp=sharing)
(sebagaimana yang disampaikan kepada rapat pengurus EUKUMINDO, Desember 2024)
TUGAS TIM THE LEGACY PROJECT
https://drive.google.com/file/d/1bN7Cj49HkDBn03UKt9rcNfT1mUqrBDTa/view?usp=sharing
MELANJUTKAN THE LEGACY PROJECT DI TAHUN 2025 DST.
Arsip PGI
- MPH PGI perlu untuk segera menetapkan/mensahkan dokumen Kebijakan Manajemen Informasi PGI (KMI-PGI)
- PGI mempercakapkan bersama PDSGI mengenai situasi arsip PGI periode tahun 2000an (dhi. bukan dokumen yang masih aktif dipergunakan di kantor) dan menyusun rencana bersama
- Litbang PGI membantu MPH PGI untuk melakukan seleksi dokumen yang berada di ANRI untuk alih-media; dan selanjutnya melakukan seleksi untuk akses dan publikasi dokumen-dokumen digital tertentu (berdasarkan KMI PGI)
- MPH PGI berdasarkan hasil seleksi akan melakukan percakapan dengan ANRI untuk membicarakan program digitisasi arsip PGI yang berada di ANRI
- Litbang PGI bersama PDSGI mengelola secara optimal arsip-arsip PGI (a.l. melaksanakan sistem dan ketentuan yang ditetapkan dalam KMI PGI)
…
Gereja-gereja anggota dan lembaga-lembaga mitra PGI
- Litbang PGI segera berkoordinasi dengan gereja-gereja, lembaga-lembaga dan sekolah-sekolah teologi agar dapat memanfaatkan pekerjaan tLP
- Litbang PGI dalam rangka pelaksaan tLPturut serta dalam konsultasi, pelatihan, pendamping kearsipan bagi gereja-gereja anggota
- selanjutnya dapat dilihat dalam laporan perkembangan tLP2024 dan rencana program/kegiatan 2025