ARSIP-SEJARAH PGI dan PDSGI STT Jakarta (artikel lengkap terlampir)

ARSIP-SEJARAH PGI yang dipercayakan pengolahannya kepada Pusat Dokumentasi Sejarah Gereja Indonesia di Sekolah Tinggi Teologi Jakarta (PDSGI-STTJ) adalah sebagian dari dua bagian arsip yang dimiliki oleh PGI. Sebagian pertama dari Arsip-Sejarah PGI telah diproses oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tahun 2007-2008, dan telah
disimpan oleh ANRI (Daftar Pertelaan Arsip Sejarah PGI 1934-2001 memuat daftar klasifikasi umum dari koleksi yang disimpan oleh ANRI. Menurut daftar tersebut terdapat 379 berkas dalam 553 boks). Pada tahun 2013 kondisi arsip sejarah PGI sangat memprihatinkan,
dan ketika dipindahkan arsip-arsip tersimpan dalam + 60 karung dan 513 boks.

PRINSIP KERJASAMA pengolahan arsip sejarah berdasarkan MoU, 20 Maret 2014, menyatakan bahwa PDSGI STT Jakarta bertugas, sebagai pihak yang diberi kepercayaan oleh pemilik arsip-sejarah ini, untuk mengolah dan mengelola koleksi ini agar siap dipergunakan untuk penelitian. Sedangkan MPH PGI sebagai pemilik memiliki tanggungjawab untuk memfasilitasi pekerjaan yang akan dilakukan oleh PDSGI, antara lain dengan mengusahakan pembangunan lantai 2 PDSGI yang akan menjadi tempat
penyimpanan dan ruang baca, menyediakan dana operasional bulanan (yang besarnya akan selalu disepakati bersama), membiayai proses pengolahan arsip (mentah) hingga tersedia research tool yang memadai.

KEBERADAAN ARSIP SEJARAH PGI:

a) disimpan (dan belum diolah lebih lanjut) oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
b) disimpan dan sedang diolah oleh PDGSI-STT Jakarta.

KRONOLOGI Pengolahan Arsip Sejarah PGI
1. Juli – Agustus 2013 (pengolahan in situ oleh 5 alumni STTJ)
2. Akhir Agustus 2013 (migrasi koleksi) dan pekerjaan pengolahan mulai intensif sejak November 2013 (pengolahan koleksi oleh 4 – 6 alumnni STTJ)
3. Pada 20 Maret 2014 (penandatanganan MoU) (pengolahan koleksi oleh 4-6 alumni STTJ).
4. Sejak Maret 2014 (pengalangan dana dan pembangunan lantai II PDSGI-STTJ untuk ruang penyimpanan dan ruang baca Arsip Sejarah PGI) (pengolahan koleksi oleh 4-6 alumnni STTJ).
5. November 2014 (penghentian pengolahan karena dana yang diperkirakan sangat jauh dari kebutuhan nyata – terlampir: rekapitulasi pengerjaan para alumni STTJ hingga bulan September 2014, dan entries dalam database yang dihasilkan, dan perkiraan jumlah entries dari dokumen yang belum tersentuh sama sekali).
6. Persoalan perkiraan yang meleset karena a) tidak ada daftar apapun dari arsip PGI yang bisa dijadikan baseline untuk memperkirakan volume sesungguhnya dari dokumen; b) dokumen diserahkan dalam bentuk dan kondisi yang sangat parah: dalam 60an karung dan 500 lebih boks yang tidak memiliki catatan apapun;

HAL-HAL YANG PERLU DIKERJAKAN SELANJUTNYA

a) PDSGI dibantu oleh beberapa alumni STT Jakarta akan melanjutkan pengolahan pangkalan data (database) Arsip-Sejarah PGI ini, hingga menghasilkan daftar inventaris dan katalog koleksi – sehingga dapat menjadi acuan dan bahan studi bagi peminat studi Gerakan Keesaan di Indonesia (secara khusus lembaga DGI/PGI).

b) MPH PGI selain tetap mendukung dalam hal ketersediaan dana untuk operasional bulanan/tahunan penyimpanan dan pemeliharaan Arsip-Sejarah-nya di PDSGI perlu menyepakati bersama sejumlah dana tambahan untuk perampungan proyek pengolahan pangkalan data yang masih akan berlangsung bertahun-tahun. (sebagai perbandingan, Arsip Sejarah PGI yang tersimpan di ANRI tidak memiliki pangkalan data – selain daftar
pertelaan yang mereka susun pada tahun 2007-2008, setelah berbulan-bulan melakukan seleksi menurut standar mereka). (terlampir halaman judul-nya)

c) MPH PGI perlu memikirkan kemungkinan kesinambungan pemeliharaan, pemanfaatan, dan pembiayaan/pendanaan Arsip-Sejarah PGI dengan melibatkan gereja-gereja anggota dan para sahabat PGI. PDSGI STT Jakarta sebagai mitra PGI dalam bidang akademis akan tetap berkomitmen untuk memberikan keahlian khususnya, agar Arsip-Sejarah PGI ini dapat berguna untuk studi PGI dari sudut sejarah dan teologi.

Yusak Soleiman
12 Maret 2015